Cách tiết kiệm 1/3 tiền văn phòng phẩm mỗi năm
Với tư cách là một đơn vị chuyên cung cấp Văn phòng phẩm tại Việt Nam, HT&T trực tiếp tư vấn và chia sẻ những phương pháp tiết kiệm vật dụng văn phòng phẩm dễ áp dụng và phù hợp với mọi tổ chức. Rất nhiều doanh nghiệp và các đơn vị hành chính áp dụng kinh nghiệm của chúng tôi đã giảm được tới 20-30 triệu đồng chi phí dùng văn phòng phẩm/năm. Chính vì vậy, đã đến lúc bạn cần quan tâm tới việc làm thế nào để tiết kiệm tiền vật dụng văn phòng hàng năm của công ty mình.
Cùng HT&T phân tích 5 chú ý quan trọng nhất tác động tới chi phí VPP của mọi công ty.
I/ Chọn nhà cung cấp uy tín
Lựa chọn nhà cung cấp, đại lý VPP uy tín để hợp tác là yếu tố đầu tiên các công ty cần quan tâm khi đặt mục tiêu tiết kiệm vật dụng VPP. Nhà cung cấp có vai trò quan trọng giúp: tư vấn – dự toán chi phí – cung cấp sản phẩm theo đúng chuẩn yêu cầu và nhu cầu của mỗi đơn vị doanh nghiệp.
Chọn nhà cung cấp uy tín để đảm bảo chất lượng và giá thành
Những lý do doanh nghiệp nên quan tâm tới nhà cung cấp uy tín:
- Là đơn vị tư vấn chuẩn xác nhất những gì công ty bạn cần mua;
- Biết được thời điểm nhiều ưu đãi, những đợt giảm giá;
- Đảm bảo chất lượng và giá thành sản phẩm;
- Sẵn sàng cung cấp số lượng lớn nhanh chóng và giao hàng tận nơi;
Nhu cầu sử dụng văn phòng phẩm của công ty thông thường là rất lớn vì vậy không nên chọn các nhà cung cấp nhỏ lẻ như các cửa hàng, đại lý VPP thông thường, không mua VPP tại siêu thị mà hãy chọn nhà cung cấp lớn như HT&T – đơn vị “chuyên và chỉ bán buôn” các vật dụng Văn phòng phẩm uy tín. Cộng tác với HT&T đảm bảo doanh nghiệp sẽ nhận được báo giá tốt (ít hơn tối thiểu 5% giá thành trên thị trường).
II/ Đăng ký số lượng sử dụng và hạn chế phát sinh
- Nên form đăng ký số lượng dùng cho mỗi thành viên [(*) tham khảo form mẫu ở cuối bài]
Thay vì việc dễ dàng giao thêm hoặc mua thêm VPP khi có yêu cầu thì công ty nên làm 1 form đăng ký cho từng nhân viên. Sau đó, thu thập số lượng theo phòng ban và để giao cho phòng ban tự phụ trách quản lý. Khi đã đưa ra con số cụ thể, nhân viên sẽ tự ý thức được mình đang sử dụng VPP như bút, giấy, tập quá thường xuyên và lãng phí thì sẽ cố gắng giảm bớt để tiết kiệm hơn.
- Theo dõi và thay đổi số lượng phù hợp sau mỗi quý
Sau vài tháng đầu triển khai, công ty nên thống kê chênh lệch giữa đăng ký dự kiến và thực tế tiêu thụ để điều chỉnh số lượng phù hợp cho mỗi các nhân & phòng ban.
- Hạn chế cấp phát đột xuất, phát sinh sử dụng
III/ Lên phương án quản lý văn phòng phẩm
Bảo quản VPP trong tủ kín
- Đặt đồ dùng văn phòng phẩm ở một phòng riêng hoặc góc phòng họp.
- Dùng tủ kín để bảo quản đảm bảo yếu tố: sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp, dễ sử dụng, dễ kiểm tra, giám sát.
- Mã hóa màu sắc trên các tập hồ sơ để tìm thông tin nhanh hơn.
- Vệ sinh thường xuyên tránh côn trùng xâm nhập làm hỏng vật dụng đặt biệt là các loại tài liệu và giấy in.
IV/ Tái sử dụng
Tái sử dụng những vật dụng cơ bản trong văn phòng
Bút:
- Mua hàng tốt để giảm hiện tượng bút bị tắc nghẽn, nhanh hỏng;
- Thay ruột mới khi hết mực;
- Dùng hộp đựng bút để tránh thất lạc.
Giấy in:
- Kiểm tra lỗi chính tả, ngữ pháp của tài liệu trước khi in
- Phân loại tài liệu trước khi in:
Tài liệu quan trọng như hợp đồng, hóa đơn thì có thể dùng loại giấy xịn như loại giấy a4 double a 70 nhập khẩu Thái và in 1 mặt.
Tài liệu tham khảo, bảng chấm công hàng tháng,… nên dùng loại giấy mỏng, rẻ hơn và in 2 mặt.
Những loại tài liệu lưu hành nội bộ có thể lưu trữ trên máy tính, gửi email văn bản thay vì in ra giấy để tiết kiệm giấy in.
- Tận dụng giấy còn 1 mặt để làm giấy nháp, ghi chú, lưu ý và các mục đích khác.
Mực in:
Tăng tốc độ in bằng cách
- Chỉnh các cài đặt liên quan đến chất lượng in (chế độ Fast draft hoặc Fast print).
- Giảm thiểu hình ảnh trong file in hoặc lắp thêm RAM cho máy in.
V/ Ban hành quy định chung để đảm bảo ý thức
Để hình thành thói quen tiết kiệm văn phòng phẩm cho toàn bộ cán bộ nhân viên trong công ty thì cần phải có quy định chung được ban hành cụ thể và chi tiết gồm chế tài, hình thức thưởng phạt vào cuối năm.
Chính thói quen tiết kiệm khi sử dụng vật dụng văn phòng phẩm là yếu tố quyết định lượng VPP phải mua mỗi năm giảm dần, đảm bảo đủ số lượng sử dụng cho từng bộ phận mà không vượt mức dự toán chi phí quy định. Khoán triệt tinh thần chung “tiết kiệm văn phòng phẩm là tiết kiệm chi phí cho Công ty” – “tiết kiệm văn phòng phẩm là góp phần bảo vệ môi trường”…
(*): Form tham khảo
Form đăng ký số lượng sử dụng vật dụng văn phòng phẩm
STT | TÊN | ĐVT | Số lượng | STT | TÊN | ĐVT | Số lượng |
1 | Giấy A4 | Gram |
| 31 | Keo 2 mặt 1,2F | Cuộn |
|
2 | Giấy Decal | Gram |
| 32 | Keo 2 mặt 2,4F | Cuộn |
|
3 | Bìa A4 màu | Tờ |
| 33 | Bìa còng 3F | Cái |
|
4 | PXK lớn | Quyển |
| 34 | Bìa còng 5F | Cái |
|
5 | PXK nhỏ | Quyển |
| 35 | Bìa trình ký đôi | Cái |
|
6 | PNK lớn | Quyển |
| 36 | Bìa nút | Cái |
|
7 | Phiếu thu | Quyển |
| 37 | Bìa lá | Cái |
|
8 | Phiếu chi | Quyển |
| 38 | Tămpon | Cái |
|
9 | Sổ tạm ứng | Quyển |
| 39 | Hộp mực dấu | Hộp |
|
10 | Sổ quỹ tiền mặt | Quyển |
| 40 | Kéo bấm | Cây |
|
11 | Sổ chi tiết thanh toán | Quyển |
| 41 | Dao trổ giấy | Cây |
|
12 | Sổ tiền gửi ngân hàng | Quyển |
| 42 | Lưỡi dao trổ nhỏ | Cây |
|
13 | Kéo | Cây |
| 43 | Bút lông bảng xanh | Cây |
|
14 | Thước kẻ 30cm | Cây |
| 44 | Bút lông bảng đỏ | Cây |
|
15 | Thước kẻ dẽo | Cây |
| 45 | Bút lông dầu xanh | Cây |
|
16 | Đĩa mềm | Cái |
| 46 | Tập 100 tr | Quyển |
|
17 | Đồ bấm kim | Cái |
| 47 | Tập 200 tr | Quyển |
|
18 | Kim bấm | Hộp |
| 48 | Chuốt chì | Cái |
|
19 | Bấm lỗ | Cái |
| 49 | Hồ nước Bến Nghé 35 ml | Chai |
|
20 | Accor nhựa | cái/hộp |
| 50 | Kẹp bướm | Cái |
|
21 | Bút dạ quang TL | Cây |
| 51 | Kệ rổ nhựa | Cái |
|
22 | Giấy than Horse lớn | Tờ/xấp |
| 52 | Gỡ kim càng cua | Cái |
|
23 | Giấy than Horse nhỏ | Tờ/xấp |
| 53 | Bìa phân trang màu | Tờ |
|
24 | Giấy Note 3×3 | Xấp |
| 54 | Bút nhủ bạc | Cây |
|
25 | Keo trong lớn | Cuộn |
| 55 | Bút chì 2B | Cây |
|
26 | Keo vàng | Cuộn |
| 56 | Bút xóa TL | Cây |
|
27 | Keo trong 1,2F | Cuộn |
| 57 | Bút TL027 xanh | Cây |
|
28 | Keo trong VP | Cuộn |
| 58 | Bút TL027 đỏ | Cây |
|
29 | Keo giấy 1,2F | Cuộn |
| 59 | Ruột chì vàng | Hộp |
|
30 | Keo giấy 2,4F | Cuộn |
| 60 | Keo mouse | cuộn |
|
(Ghi rõ nguồn và link khi muốn copy bài viết)
https://httvina.com/cach-tiet-kiem-1-3-tien-van-phong-pham-moi-nam.html