Cách tiết kiệm 1/3 tiền văn phòng phẩm mỗi năm

Với tư cách là một đơn vị chuyên cung cấp Văn phòng phẩm tại Việt Nam, HT&T trực tiếp tư vấn và chia sẻ những phương pháp tiết kiệm vật dụng văn phòng phẩm dễ áp dụng và phù hợp với mọi tổ chức. Rất nhiều doanh nghiệp và các đơn vị hành chính áp dụng kinh nghiệm của chúng tôi đã giảm được tới 20-30 triệu đồng chi phí dùng văn phòng phẩm/năm. Chính vì vậy, đã đến lúc bạn cần quan tâm tới việc làm thế nào để tiết kiệm tiền vật dụng văn phòng hàng năm của công ty mình.

Cùng HT&T phân tích 5 chú ý quan trọng nhất tác động tới chi phí VPP của mọi công ty.

I/ Chọn nhà cung cấp uy tín

Lựa chọn nhà cung cấp, đại lý VPP uy tín để hợp tác là yếu tố đầu tiên các công ty cần quan tâm khi đặt mục tiêu tiết kiệm vật dụng VPP. Nhà cung cấp có vai trò quan trọng giúp: tư vấn – dự toán chi phí – cung cấp sản phẩm theo đúng chuẩn yêu cầu và nhu cầu của mỗi đơn vị doanh nghiệp.

Chọn nhà cung cấp uy tín để đảm bảo chất lượng và giá thành

Những lý do doanh nghiệp nên quan tâm tới nhà cung cấp uy tín:

• Là đơn vị tư vấn chuẩn xác nhất những gì công ty bạn cần mua;
• Biết được thời điểm nhiều ưu đãi, những đợt giảm giá;
• Đảm bảo chất lượng và giá thành sản phẩm;
• Sẵn sàng cung cấp số lượng lớn nhanh chóng và giao hàng tận nơi;

Nhu cầu sử dụng văn phòng phẩm của công ty thông thường là rất lớn vì vậy không nên chọn các nhà cung cấp nhỏ lẻ như các cửa hàng, đại lý VPP thông thường, không mua VPP tại siêu thị mà hãy chọn nhà cung cấp lớn như HT&T – đơn vị “chuyên và chỉ bán buôn” các vật dụng Văn phòng phẩm uy tín. Cộng tác với HT&T đảm bảo doanh nghiệp sẽ nhận được báo giá tốt (ít hơn tối thiểu 5% giá thành trên thị trường).

II/ Đăng ký số lượng sử dụng và hạn chế phát sinh

• Nên form đăng ký số lượng dùng cho mỗi thành viên [(*) tham khảo form mẫu ở cuối bài]

Thay vì việc dễ dàng giao thêm hoặc mua thêm VPP khi có yêu cầu thì công ty nên làm 1 form đăng ký cho từng nhân viên. Sau đó, thu thập số lượng theo phòng ban và để giao cho phòng ban tự phụ trách quản lý. Khi đã đưa ra con số cụ thể, nhân viên sẽ tự ý thức được mình đang sử dụng VPP như bút, giấy, tập quá thường xuyên và lãng phí thì sẽ cố gắng giảm bớt để tiết kiệm hơn.

• Theo dõi và thay đổi số lượng phù hợp sau mỗi quý

Sau vài tháng đầu triển khai, công ty nên thống kê chênh lệch giữa đăng ký dự kiến và thực tế tiêu thụ để điều chỉnh số lượng phù hợp cho mỗi các nhân & phòng ban.

• Hạn chế cấp phát đột xuất, phát sinh sử dụng

III/ Lên phương án quản lý văn phòng phẩm

Bảo quản VPP trong tủ kín

• Đặt đồ dùng văn phòng phẩm ở một phòng riêng hoặc góc phòng họp.
• Dùng tủ kín để bảo quản đảm bảo yếu tố: sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp, dễ sử dụng, dễ kiểm tra, giám sát.
• Mã hóa màu sắc trên các tập hồ sơ để tìm thông tin nhanh hơn.
• Vệ sinh thường xuyên tránh côn trùng xâm nhập làm hỏng vật dụng đặt biệt là các loại tài liệu và giấy in.

IV/ Tái sử dụng

Tái sử dụng những vật dụng cơ bản trong văn phòng

Bút:

• Mua hàng tốt để giảm hiện tượng bút bị tắc nghẽn, nhanh hỏng;
• Thay ruột mới khi hết mực;
• Dùng hộp đựng bút để tránh thất lạc.

Giấy in:

• Kiểm tra lỗi chính tả, ngữ pháp của tài liệu trước khi in
• Phân loại tài liệu trước khi in:

Tài liệu quan trọng như hợp đồng, hóa đơn thì có thể dùng loại giấy xịn như loại giấy a4 double a 70 nhập khẩu Thái và in 1 mặt.

Tài liệu tham khảo, bảng chấm công hàng tháng,… nên dùng loại giấy mỏng, rẻ hơn và in 2 mặt.

Những loại tài liệu lưu hành nội bộ có thể lưu trữ trên máy tính, gửi email văn bản thay vì in ra giấy để tiết kiệm giấy in.

• Tận dụng giấy còn 1 mặt để làm giấy nháp, ghi chú, lưu ý và các mục đích khác.

Mực in:

Tăng tốc độ in bằng cách

• Chỉnh các cài đặt liên quan đến chất lượng in (chế độ Fast draft hoặc Fast print).
• Giảm thiểu hình ảnh trong file in hoặc lắp thêm RAM cho máy in.

V/ Ban hành quy định chung để đảm bảo ý thức

Để hình thành thói quen tiết kiệm văn phòng phẩm cho toàn bộ cán bộ nhân viên trong công ty thì cần phải có quy định chung được ban hành cụ thể và chi tiết gồm chế tài, hình thức thưởng phạt vào cuối năm.

Chính thói quen tiết kiệm khi sử dụng vật dụng văn phòng phẩm là yếu tố quyết định lượng VPP phải mua mỗi năm giảm dần, đảm bảo đủ số lượng sử dụng cho từng bộ phận mà không vượt mức dự toán chi phí quy định. Khoán triệt tinh thần chung “tiết kiệm văn phòng phẩm là tiết kiệm chi phí cho Công ty” – “tiết kiệm văn phòng phẩm là góp phần bảo vệ môi trường”…

(*): Form tham khảo

Form đăng ký số lượng sử dụng vật dụng văn phòng phẩm

STT	TÊN	ĐVT	Số lượng	STT	TÊN	ĐVT	Số lượng
1	Giấy A4	Gram		31	Keo 2 mặt 1,2F	Cuộn
2	Giấy Decal	Gram		32	Keo 2 mặt 2,4F	Cuộn
3	Bìa A4 màu	Tờ		33	Bìa còng 3F	Cái
4	PXK lớn	Quyển		34	Bìa còng 5F	Cái
5	PXK nhỏ	Quyển		35	Bìa trình ký đôi	Cái
6	PNK lớn	Quyển		36	Bìa nút	Cái
7	Phiếu thu	Quyển		37	Bìa lá	Cái
8	Phiếu chi	Quyển		38	Tămpon	Cái
9	Sổ tạm ứng	Quyển		39	Hộp mực dấu	Hộp
10	Sổ quỹ tiền mặt	Quyển		40	Kéo bấm	Cây
11	Sổ chi tiết thanh toán	Quyển		41	Dao trổ giấy	Cây
12	Sổ tiền gửi ngân hàng	Quyển		42	Lưỡi dao trổ nhỏ	Cây
13	Kéo	Cây		43	Bút lông bảng xanh	Cây
14	Thước kẻ 30cm	Cây		44	Bút lông bảng đỏ	Cây
15	Thước kẻ dẽo	Cây		45	Bút lông dầu xanh	Cây
16	Đĩa mềm	Cái		46	Tập 100 tr	Quyển
17	Đồ bấm kim	Cái		47	Tập 200 tr	Quyển
18	Kim bấm	Hộp		48	Chuốt chì	Cái
19	Bấm lỗ	Cái		49	Hồ nước Bến Nghé 35 ml	Chai
20	Accor nhựa	cái/hộp		50	Kẹp bướm	Cái
21	Bút dạ quang TL	Cây		51	Kệ rổ nhựa	Cái
22	Giấy than Horse lớn	Tờ/xấp		52	Gỡ kim càng cua	Cái
23	Giấy than Horse nhỏ	Tờ/xấp		53	Bìa phân trang màu	Tờ
24	Giấy Note 3×3	Xấp		54	Bút nhủ bạc	Cây
25	Keo trong lớn	Cuộn		55	Bút chì 2B	Cây
26	Keo vàng	Cuộn		56	Bút xóa TL	Cây
27	Keo trong 1,2F	Cuộn		57	Bút TL027 xanh	Cây
28	Keo trong VP	Cuộn		58	Bút TL027 đỏ	Cây
29	Keo giấy 1,2F	Cuộn		59	Ruột chì vàng	Hộp
30	Keo giấy 2,4F	Cuộn		60	Keo mouse	cuộn

(Ghi rõ nguồn và link khi muốn copy bài viết)

https://httvina.com/cach-tiet-kiem-1-3-tien-van-phong-pham-moi-nam.html