Menu
HOTLINE 24/7: 0986436822
02466867485
Đóng

Cách tiết kiệm 1/3 tiền văn phòng phẩm mỗi năm

26/07/2017 - Lượt xem: 2124
10 bầu chọn / điểm trung bình: 4

Tạo thói quen tái sd từng tờ giấy in còn 1 mặt, thay ruột mới,... là vài cách đơn giản giúp công ty tiết kiệm tới 1/3 chi phí dùng văn phòng phẩm hàng năm.

Với tư cách là một đơn vị chuyên cung cấp Văn phòng phẩm tại Việt Nam, HT&T trực tiếp tư vấn và chia sẻ những phương pháp tiết kiệm vật dụng văn phòng phẩm dễ áp dụng và phù hợp với mọi tổ chức. Rất nhiều doanh nghiệp và các đơn vị hành chính áp dụng kinh nghiệm của chúng tôi đã giảm được tới 20-30 triệu đồng chi phí dùng văn phòng phẩm/năm. Chính vì vậy, đã đến lúc bạn cần quan tâm tới việc làm thế nào để tiết kiệm tiền vật dụng văn phòng hàng năm của công ty mình.

Cùng HT&T phân tích 5 chú ý quan trọng nhất tác động tới chi phí VPP của mọi công ty.

I/ Chọn nhà cung cấp uy tín

Lựa chọn nhà cung cấp, đại lý VPP uy tín để hợp tác là yếu tố đầu tiên các công ty cần quan tâm khi đặt mục tiêu tiết kiệm vật dụng VPP. Nhà cung cấp có vai trò quan trọng giúp: tư vấn – dự toán chi phí – cung cấp sản phẩm theo đúng chuẩn yêu cầu và nhu cầu của mỗi đơn vị doanh nghiệp.

Chọn nhà cung cấp uy tín

Chọn nhà cung cấp uy tín để đảm bảo chất lượng và giá thành

Những lý do doanh nghiệp nên quan tâm tới nhà cung cấp uy tín:

  • Là đơn vị tư vấn chuẩn xác nhất những gì công ty bạn cần mua;
  • Biết được thời điểm nhiều ưu đãi, những đợt giảm giá;
  • Đảm bảo chất lượng và giá thành sản phẩm;
  • Sẵn sàng cung cấp số lượng lớn nhanh chóng và giao hàng tận nơi;

Nhu cầu sử dụng văn phòng phẩm của công ty thông thường là rất lớn vì vậy không nên chọn các nhà cung cấp nhỏ lẻ như các cửa hàng, đại lý VPP thông thường, không mua VPP tại siêu thị mà hãy chọn nhà cung cấp lớn như HT&T – đơn vị “chuyên và chỉ bán buôn” các vật dụng Văn phòng phẩm uy tín. Cộng tác với HT&T đảm bảo doanh nghiệp sẽ nhận được báo giá tốt (ít hơn tối thiểu 5% giá thành trên thị trường).

II/ Đăng ký số lượng sử dụng và hạn chế phát sinh

  • Nên form đăng ký số lượng dùng cho mỗi thành viên [(*) tham khảo form mẫu ở cuối bài]

Thay vì việc dễ dàng giao thêm hoặc mua thêm VPP khi có yêu cầu thì công ty nên làm 1 form đăng ký cho từng nhân viên. Sau đó, thu thập số lượng theo phòng ban và để giao cho phòng ban tự phụ trách quản lý. Khi đã đưa ra con số cụ thể, nhân viên sẽ tự ý thức được mình đang sử dụng VPP như bút, giấy, tập quá thường xuyên và lãng phí thì sẽ cố gắng giảm bớt để tiết kiệm hơn.

  • Theo dõi và thay đổi số lượng phù hợp sau mỗi quý

Sau vài tháng đầu triển khai, công ty nên thống kê chênh lệch giữa đăng ký dự kiến và thực tế tiêu thụ để điều chỉnh số lượng phù hợp cho mỗi các nhân & phòng ban.

  • Hạn chế cấp phát đột xuất, phát sinh sử dụng

III/ Lên phương án quản lý văn phòng phẩm

Bảo quản VPP trong tủ kín

Bảo quản VPP trong tủ kín

  • Đặt đồ dùng văn phòng phẩm ở một phòng riêng hoặc góc phòng họp.
  • Dùng tủ kín để bảo quản đảm bảo yếu tố: sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp, dễ sử dụng, dễ kiểm tra, giám sát.
  • Mã hóa màu sắc trên các tập hồ sơ để tìm thông tin nhanh hơn.
  • Vệ sinh thường xuyên tránh côn trùng xâm nhập làm hỏng vật dụng đặt biệt là các loại tài liệu và giấy in.

IV/ Tái sử dụng

Tái sử dụng những vật dụng cơ bản trong văn phòng

Tái sử dụng những vật dụng cơ bản trong văn phòng

Bút:

  • Mua hàng tốt để giảm hiện tượng bút bị tắc nghẽn, nhanh hỏng;
  • Thay ruột mới khi hết mực;
  • Dùng hộp đựng bút để tránh thất lạc.

Giấy in:

  • Kiểm tra lỗi chính tả, ngữ pháp của tài liệu trước khi in
  • Phân loại tài liệu trước khi in:

Tài liệu quan trọng như hợp đồng, hóa đơn thì có thể dùng loại giấy xịn như loại giấy a4 double a 70 nhập khẩu Thái và in 1 mặt.

Tài liệu tham khảo, bảng chấm công hàng tháng,… nên dùng loại giấy mỏng, rẻ hơn và in 2 mặt.

Những loại tài liệu lưu hành nội bộ có thể lưu trữ trên máy tính, gửi email văn bản thay vì in ra giấy để tiết kiệm giấy in.

  • Tận dụng giấy còn 1 mặt để làm giấy nháp, ghi chú, lưu ý và các mục đích khác.

Mực in:

Tăng tốc độ in bằng cách

  • Chỉnh các cài đặt liên quan đến chất lượng in (chế độ Fast draft hoặc Fast print).
  • Giảm thiểu hình ảnh trong file in hoặc lắp thêm RAM cho máy in.

V/ Ban hành quy định chung để đảm bảo ý thức

Để hình thành thói quen tiết kiệm văn phòng phẩm cho toàn bộ cán bộ nhân viên trong công ty thì cần phải có quy định chung được ban hành cụ thể và chi tiết gồm chế tài, hình thức thưởng phạt vào cuối năm.

Chính thói quen tiết kiệm khi sử dụng vật dụng văn phòng phẩm là yếu tố quyết định lượng VPP phải mua mỗi năm giảm dần, đảm bảo đủ số lượng sử dụng cho từng bộ phận mà không vượt mức dự toán chi phí quy định. Khoán triệt tinh thần chung “tiết kiệm văn phòng phẩm là tiết kiệm chi phí cho Công ty” – “tiết kiệm văn phòng phẩm là góp phần bảo vệ môi trường”…

(*): Form tham khảo

Form đăng ký số lượng sử dụng vật dụng văn phòng phẩm

STT

TÊN

ĐVT

Số lượng

STT

TÊN

ĐVT

Số lượng

1

Giấy A4

Gram

 

31

Keo 2 mặt 1,2F

Cuộn

 

2

Giấy Decal

Gram

 

32

Keo 2 mặt 2,4F

Cuộn

 

3

Bìa A4 màu

Tờ

 

33

Bìa còng 3F

Cái

 

4

PXK lớn

Quyển

 

34

Bìa còng 5F

Cái

 

5

PXK nhỏ

Quyển

 

35

Bìa trình ký đôi

Cái

 

6

PNK lớn

Quyển

 

36

Bìa nút

Cái

 

7

Phiếu thu

Quyển

 

37

Bìa lá

Cái

 

8

Phiếu chi

Quyển

 

38

Tămpon

Cái

 

9

Sổ tạm ứng

Quyển

 

39

Hộp mực dấu

Hộp

 

10

Sổ quỹ tiền mặt

Quyển

 

40

Kéo bấm

Cây

 

11

Sổ chi tiết thanh toán

Quyển

 

41

Dao trổ giấy

Cây

 

12

Sổ tiền gửi ngân hàng

Quyển

 

42

Lưỡi dao trổ nhỏ

Cây

 

13

Kéo

Cây

 

43

Bút lông bảng xanh

Cây

 

14

Thước kẻ 30cm

Cây

 

44

Bút lông bảng đỏ

Cây

 

15

Thước kẻ dẽo

Cây

 

45

Bút lông dầu xanh

Cây

 

16

Đĩa mềm

Cái

 

46

Tập 100 tr

Quyển

 

17

Đồ bấm kim

Cái

 

47

Tập 200 tr

Quyển

 

18

Kim bấm

Hộp

 

48

Chuốt chì

Cái

 

19

Bấm lỗ

Cái

 

49

Hồ nước Bến Nghé 35 ml

Chai

 

20

Accor nhựa

cái/hộp

 

50

Kẹp bướm

Cái

 

21

Bút dạ quang TL

Cây

 

51

Kệ rổ nhựa

Cái

 

22

Giấy than Horse lớn

Tờ/xấp

 

52

Gỡ kim càng cua

Cái

 

23

Giấy than Horse nhỏ

Tờ/xấp

 

53

Bìa phân trang màu

Tờ

 

24

Giấy Note 3×3

Xấp

 

54

Bút nhủ bạc

Cây

 

25

Keo trong lớn

Cuộn

 

55

Bút chì 2B

Cây

 

26

Keo vàng

Cuộn

 

56

Bút xóa TL

Cây

 

27

Keo trong 1,2F

Cuộn

 

57

Bút TL027 xanh

Cây

 

28

Keo trong VP

Cuộn

 

58

Bút TL027 đỏ

Cây

 

29

Keo giấy 1,2F

Cuộn

 

59

Ruột chì vàng

Hộp

 

30

Keo giấy 2,4F

Cuộn

 

60

Keo mouse

cuộn

 

(Ghi rõ nguồn và link khi muốn copy bài viết)

https://httvina.com/cach-tiet-kiem-1-3-tien-van-phong-pham-moi-nam.html